Herramientas digitales para el equipo comercial

El contexto de cambio permanente, combinado con la digitalización de los negocios y la velocidad a la que suceden todas las cosas, obliga a las empresas a transformarse para poder ser competitivas hoy y, sobre todo, en los próximos años.

Sabemos que el consumidor es cada vez más digital, y no lo es sólo a nivel personal sino que los es en todas las dimensiones de su vida, también, evidentemente, la profesional. En este sentido es que el rol de “comprador” en las empresas ya están siendo ocupados por nuevas generaciones que son mucho más afines al mundo digital y prefieren la interacción a través de estos canales.

Esta digitalización del comprador provoca una necesidad de cambio en las empresas vendedoras y especialmente en los equipos de ventas (y marketing) para poder adaptarse a las nuevas formas de hacer negocios.

Nuevo rol del responsable de ventas

Gestionar, coordinar múltiples canales de relación con el cliente: en la actualidad, es necesario manejar diversos canales de ventas con diferentes usuarios o compradores cuyas preferencias puede variar en cada una de las etapas del proceso de ventas.
Tener una orientación a la creación de valor para nuestros clientes en toda la cadena de valor: es importante que se desarrollen soluciones integradas y en lo posible, personalizadas, orientadas a crear propuestas de valor para cada uno de los clientes.
Facilitar y liderar la gestión del cambio permanente: como hemos mencionado, vivimos en un contexto donde el cambio es permanente y los equipos comerciales deben ser capaces de adaptarse a estos cambios. Esto conlleva la necesidad de reaprender habilidades comerciales, adoptar nuevas herramientas de trabajo y liderar e impulsar este cambio en sus organizaciones.

Fuente: McKinsey & Company

Una vez entendido el contexto y los principales cambios que se están dando, en este artículo os proponemos algunas herramientas digitales que ayudan a mejorar la productividad y efectividad del equipo comercial, y así maximizar las oportunidades de ventas.

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Cada una de estas herramientas da respuesta a una o varias partes del funnel comercial.

Por otro lado, hay algunas que son estratégicas e imprescindibles para cualquier equipo de ventas y otras que son más tácticas pero que ayudan a hacer más eficientes algunas tareas y procesos típicos de la función comercial.

Gráfico de elaboración propia – matteria_

Herramientas digitales para empresas

1. CRM – customer relationship management

Seguramente es un término que os suene mucho, o, mejor aún, ya estéis utilizando en vuestra empresa, pero en rangos generales un CRM es un software de gestión de la relación con clientes y sin duda, se ha convertido en una herramienta imprescindible y de gran utilidad en cualquier equipo comercial.

Esta herramienta ayuda a optimizar, ordenar y hacer más efectiva la gestión de las relaciones con los clientes, los procesos de venta y el marketing de la compañía, como también la organización del trabajo del equipo comercial.

Funciones

Consolidar y organizar información de clientes activos o potenciales y de todas las interacciones.
Segmentar y priorizar clientes
Seguimiento y análisis de leads y clientes.
Organizar la comunicación con el cliente, y documentación relacionada.
Automatizar tareas dentro del embudo de ventas, por ejemplo, campañas de marketing para captación de leads, envío de información o documentación, etc.
Integración con otras herramientas y aplicaciones que potencian su utilidad.

Beneficios

Tener una visión organizada de los clientes y la relación actual con el mismo.
Disponer de información clara para realizar acciones de venta más personalizadas o específicas, como también realizar acciones de cross-selling o up-selling.
Maximizar oportunidades de venta
Conocer que clientes son más rentables y dedicar mayor esfuerzo en ellos.
Lograr mayor productividad del equipo comercial

Dependiendo el tamaño de empresa y el volumen de clientes, existen diferentes opciones de CRM que se pueden adquirir, con funcionalidades diversas. Aquí mencionamos algunos ejemplos de CRMs recomendados para PyMES

Zoho (Bigin by Zoho para pequeñas empresas)
Pipedrive
Monday

2. Herramientas para organizar y gestionar equipos y tareas

Estas herramientas están orientadas a ordenar las tareas y la distribución de trabajo, y que no se pase por alto ninguna actividad. Además, nos permite hacer seguimiento a las tareas realizadas o por realizar tanto propias como del equipo.

El mayor beneficio es que permite ordenar la carga de trabajo, priorizar las tareas y evitar que alguna actividad pase desapercibida. A todos nos ha pasado de olvidar que debíamos hacer una tarea.

Es una herramienta muy utilizada en startups y proyectos de trabajo colaborativo, donde organizar las diferentes tareas con cada miembro del equipo resulta clave para lograr los resultados esperados.

Funciones

Centralizar todas las tareas, procesos, herramientas, comunicaciones y archivos relacionados en un solo sistema operativo de trabajo.
Colaborar en equipo de manera eficaz, para tener una vista clara de la carga de trabajo y actividades del equipo.
Realizar seguimiento y análisis de estado de tareas, deadlines, y progreso de trabajo.
Automatizar tareas, como enviar recordatorios, alertas o notificaciones, modificar estado de tareas, crear nuevas tareas, segmentar clientes, entre muchas otras.

Muchos CRM ya tienen integrada esta funcionalidad y muchos otros permiten la integración con algunas herramientas más específicas como las siguientes:

3. Prospecting tools

Antes de explicar estas herramientas, sería bueno recordar la diferencia entre lead y prospecto.

Un lead es un contacto, una persona o empresa cuya información tienes en tu base de datos.

Por otro lado, un prospecto es un lead que encaja con las características del cliente ideal, porque cumple con ciertas características, dispone de los medios para comprar o ha tenido mayor interacción con la empresa.

Las herramientas de gestión de prospectos permiten encontrar, cualificar, priorizar, ordenar y gestionar los leads y prospectos para poderlos convertir más rápidamente en clientes.

Funciones:

Descubrir compañías que se ajustan al público objetivo definido de prospecto o cliente, buscar oportunidades para establecer contactos
Encontrar información de contacto de otras empresas.
Monitorear oportunidades existentes.
Segmentar y priorizar leads.

Beneficios:

Mayor productividad y optimización de tiempos de trabajo al automatizar tareas. Destinar mayor esfuerzo a aquellos clientes con más posibilidad de venta.
Maximización de oportunidades de ventas y posibilidad de convertir clientes potenciales a clientes activos.
Ayuda a la escalabilidad del negocio.

Algunos ejemplos:

4. Herramientas de e-mail marketing

Son herramientas que permiten crear fácilmente campañas de email marketing, plantillas de e-mail y automatizar envíos, como también permite personalizar los correos con el fin de mostrar mayor cercanía con el usuario.

Funciones

Crear campañas de email personalizadas y bien segmentadas
Automatizar el envío de correos
Integrar con otras herramientas para realizar campañas de marketing efectivas.
Realizar test A/B de lo que funciona mejor para generar leads o conversiones.
Analizar el rendimiento de los emails

Beneficios

Permite ahorrar tiempo y organizar la comunicación por email con los clientes y potenciales clientes.
Es una potente herramienta para atraer nuevos clientes potenciales y enriquecer la Base de datos.
Comunicarse hacia a un público especifico con interés en cierto tema, mostrándole información que le resulte valiosa. No cargar a un lead o cliente con información que no le sirve.
Permite conocer lo que funciona mejor para convertir usuarios en leads o prospectos y pensar en mejoras o cambios.

Actualmente existe muchas herramientas que permiten trabajar campañas de email marketing y la mayoría se puede integrar con el CRM para hacer aun más eficiente el proceso. Muchas de ellas también han ido adquiriendo funcionalidades extra, como por ejemplo la posibilidad de crear landing pages, que son de gran utilidad cuando se le quiere mostrar contenido especifico al cliente, sin generar muchas distracciones.

Algunos ejemplos:

5. Herramientas de llamadas y mensajería.

El contacto con un lead o prospecto es un paso importante para que se convierta en cliente, por eso es importante saber a través de que medio se comunica o prefiere comunicarse el potencial cliente y disponer de diferentes opciones.

Whatsapp hoy en día es una de las aplicaciones más utilizadas para comunicarse y va cogiendo mayor protagonismo en el ámbito profesional.
Su versión “business” no solo permite comunicarse a través de mensajes o llamadas, sino también permite automatizar respuestas, segmentar y etiquetar contactos y configurar el perfil de tal manera que funcione como una tarjeta de presentación, con toda la información de interés.

6. Firma digital y documentación digital

Sabemos que la firma de documentos comerciales es un aspecto importante para la operación de muchas empresas, y que sin esa firma o consentimiento no se puede avanzar con algunos procesos. Estas herramientas ayudan a ahorrar mucho tiempo, traslados innecesarios de documentos y recursos.

Las herramientas de firma digital permiten crear y enviar documentos al cliente, facilitándole el trabajo a ambas partes. Se puede firmar en segundos, de forma segura.

Beneficios:

Ahorrar tiempo y profesionalizar la firma de documentación de la empresa.
Estandarización de formatos de la documentación.
Le facilita al cliente la firma de documentación y le muestra más profesionalismo.
Aumenta la posibilidad de que el cliente firme más rápido, agilizando procesos futuros.
Ordenar la documentación comercial y poder hacer un seguimiento de los documentos pendientes de enviar o firmar.

Algunos ejemplos son:

Conclusión

Estas son solo algunas de las herramientas digitales, que ayudarían a digitalizar y hacer más eficiente el trabajo comercial en una empresa.

Digitalizar este rol y esta función dentro de la empresa no es cosa de un día. Es un proceso de transformación y aprendizaje progresivo y que necesita su tiempo. A pesar de que la curva de aprendizaje puede ser lenta, el retorno finalmente llega en forma de resultados en las ventas y en consecuencia para la empresa.

Julieta Ugalde

Especialista en marketing digital